Permohonan akta kematian merupakan salah satu jenis perkara yang merupakan kewenangan Pengadilan Negeri Wates. Kematian merupakan salah satu peristiwa penting. Pasal 1 angka 17 Undang Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun2006 tentang Administrasi Kependudukan mengatur bahwa “Peristiwa Penting” adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.

Berdasarkan Surat Panitera Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 231/PAN/HK.05/1/2019 tanggal 30 Januari 2019 angka 3 huruf a mengatur bahwa Penduduk yang kematiannya sudah lama sehingga data yang bersangkutan tidak tercantum dalam kartu keluarga dan database kependudukan maka untuk mendapatkan kepastian kematiannya terlebih dahulu diajukan ke Pengadilan untuk mendapatkan penetapan tentang kematiannya sebagaimana ketentuan Pasal 44 ayat (4) Undang Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2013.

Terdapat ketentuan dalam Surat Edaran Dirjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Nomor: 472.12/932/DUKCAPIL tanggal 17 Januari 2018 yang isinya menyebutkan bahwa pencatan kematian yang keterlambatannya 10 (sepuluh) tahun atau lebih dapat dilayani berdasarkan penetapan pengadilan.

Penetapan Pengadilan dapat diperoleh melalui persidangan perkara permohonan. Untuk dapat mengajukan permohonan penetapan akta kematian, maka hanya orang yang mempunyai legal standing yang dapat mengajukan. Pemohon harus subjek hukum perseorangan yang merupakan ahli waris terdekat dari orang (alm) yang dimintakan akta kematiannya.

Dalam persidangan, pemohon memerlukan alat bukti yang dapat dijadikan dasar pembuktian bagi hakim. Terdapat 5 (lima) macam alat bukti yang dapat diajukan dalam perkara perdata, yaitu alat bukti tulisan, bukti saksi, persangkaan, pengakuan, dan sumpah. Oleh karena itu, sebelum mendaftarkan permohonan melalui e-court, pemohon harus melengkapi dahulu dokumen bukti tertulisnya.

Dokumen yang harus dilengkapi yaitu,
1. Surat permohonan; dapat dibuatkan dengan bantuan Posbakum (Pos Bantuan Hukum);
2. Surat pengantar dari Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil;
3. KTP pemohon;
4. KK pemohon;
5. Akta kelahiran / surat keterangan kelahiran pemohon;
6. Surat keterangan kelahiran yang dimintakan;
7. Surat keterangan kematian yang dimintakan;
8. Surat keterangan ahli waris dari yang dimintakan;

Apabila pemohon sudah tua & sakit dapat dikuasakan dengan kuasa insidentil. Pengurusan kuasa insidentil dilakukan sebelum pendaftaran permohonan. Lalu, apabila pemohon tidak dapat baca tulis, dapat mengajukan permohonan secara lisan dihadapan Ketua Pengadilan Negeri.

Setelah semua dokumen asli siap, silahkan difotokopi kemudian dibubuhkan materai 10.000 dan dilakukan nazegelling/ pemeteraian kembali yang dilakukan oleh pejabat kantor pos di kantor pos setempat. Kemudian datanglah ke PTSP meja Perdata di pengadilan negeri tempat tinggal pemohon.

Proses pendaftaran melalui e-court memerlukan data email dan nomor telepon (gawai). Pastikan pemohon menyiapkan dahulu.
Semua dokumen di atas akan di-scan kemudian unggah ke akun e-court pemohon. Setelah terunggah akan muncul tagihan biaya panjar perkara yang harus segera dibayarkan pemohon melalui bank yang ditunjuk. Proses registrasi dapat dilakukan setelah biaya panjar dibayarkan.

Setelah itu, pengadilan akan menetapkan hakim yang akan menyidangkan, panitera pengganti, jurusita/ jurusita pengganti, dan hari sidang, serta akan melakukan pemanggilan melalui e-summons, yakni secara elektronik melalui email dan akun ecourt pemohon.

Pemohon yang telah dipanggil dapat hadir pada waktu sidang yang ditentukan dengan membawa minimal 2 (dua) orang saksi yang mengetahui peristiwa kematian atas orang yang dimintakan. Biasanya diminta satu orang saksi haruslah seorang perangkat desa. Ingat, bawa saksi saat sidang, tidak perlu hadir dari awal pendaftaran, tetapi hanya saat sidang.
Dalam persidangan, pemohon akan diminta membaca surat permohonan, menunjukkan bukti surat, menghadirkan saksi-saksi, dll. Setelah pemeriksaan selesai, hakim akan membuat penetapan yang akan disampaikan secara elektronik juga melalui Sistem Informasi Pengadilan, yakni melalui e-court.

Apabila permohonan dikabulkan, Pemohon dapat membawa legalisir salinan penetapan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk mengajukan penerbitan akta kematian.